Gezocht: Administratief medewerker voor Ubuntu Safehouses  (24 – 32 uur)

Ben jij een kei in organiseren? Pak jij een uitdaging graag met beide handen aan en is zelfstandig werken voor jou een vanzelfsprekendheid? Dan ben jij bij Ubuntu Safehouses aan het juiste adres!
Wij zijn per direct op zoek naar een administratief medewerker voor 24 – 32 uur per week, waarbij jij ons bedrijf ondersteunt in de backoffice.

Wie wij zijn?
Ubuntu Safehouses is een zorgorganisatie die mensen die herstellen van verslaving weer terug naar de maatschappij begeleidt. Met ons kleine team van gedreven en ervaren mensen, zowel professionals, ervaringsdeskundigen als vrijwilligers, zorgen wij voor een veilige setting waarbij onze deelnemers zich volop kunnen ontwikkelen richting een clean en zelfstandig leven.

Wil je meer weten? Kijk op www.ubuntusafehouses.nl

Wat ga je doen?

Je belangrijkste taak is het bieden van optimale ondersteuning aan de directie en begeleiders. Als administratief medewerker heb je de volledige verantwoordelijkheid voor de backoffice van Ubuntu Safehouses en ben je het eerste aanspreekpunt op dagen dat je aan het werk bent. Bij Ubuntu Safehouses ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van begeleiders bij het totaaltraject van instroom tot uitstroom (6-12 maanden per deelnemer).

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de algemene (Outlook) mail en het algemene telefoonnummer;
• Maandelijkse facturatie verzorgen voor deelnemers;
• Instroombrieven maken en mailcontact met verslavingsklinieken onderhouden;
• Werken met zorgmail (beveiligde mailomgeving);
• Welkomstmappen maken voor nieuwe deelnemers;
• Diverse scanwerkzaamheden en archiveerwerkzaamheden;
• Deelnemer dossiers maken, bijhouden en opschonen;
• Contact met gemeente aangaande financiering/WMO;
• Maandelijkse urenregistratie verwerken van de deelnemers in Excel, ZilliZ en Vecozo;
• Zorgovereenkomsten opstellen t.b.v. PGB indicaties; je bent hierbij tevens contactpersoon voor de PGB-vertegenwoordiger;
• Begin van het jaar productieverantwoording invoeren en over het jaar heen bijhouden;
• Incidentformulieren klaarzetten m.b.t. deelnemers en begeleiders en verwerken van de incidenten in de risico-inventarisatie en evaluatie;
• Vernietigen van privacygevoelige informatie;
• Schoonmaakrooster maken groepsruimte;
• Overzicht bijhouden van in- en uitgestroomde deelnemers en aangemelde deelnemers (lege bedden);
• Contactgegevens achterhalen en uitnodigen van de steungroep (ouders/broers/zussen e.d.).

Ben jij onze nieuwe collega?

Onze ideale kandidaat heeft nauwkeurigheid hoog in het vaandel staan. Je bent van nature nieuwsgierig en leergierig, altijd op zoek naar verbeteringen in werkprocessen en je kunt goed omgaan met stress. Je bent zorgzaam en vindt het leuk om voor mensen klaar te staan.
Je werkt zelfstandig, hebt aan een half woord genoeg en neemt een proactieve houding aan. Ook kun je goed organiseren en weet je overzicht te houden in de hectiek van de dag.

Verder:

• Heb je een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO+ niveau;
• Heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift;
• Ben je digitaal vaardig en heb je goede kennis van Microsoft Office;
• Heb je aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.

Wat heeft Ubuntu Safehouses jou te bieden?

Wij bieden je een afwisselende functie voor 24 – 32 uur in een leuk team en informele werkomgeving vanuit ons kantoor in Schalkhaar, in eerste instantie voor de duur van 1 jaar.

Wij bieden je een marktconform salaris (Functiegroep 45 CAO-GGZ). Inschaling is op basis van kennis en ervaring.

Werktijden zullen in overleg met jou bepaald worden waarbij alleen fysieke aanwezigheid op donderdag een must is.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt nadrukkelijk niet op prijs gesteld.

Spreekt bovenstaande jou aan? Heb je het idee dat jij de persoon bent die samen met ons de ambities van Ubuntu Safehouses gaat helpen realiseren?

We ontvangen graag je cv en motivatie vóór 15-11-2023 via info@ubuntusafehouses.nl. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Niels von Reth 06-14459342 of Frans Luijk 06-38142245.